A continuación intentaremos explicar cómo escribir una carta correctamente. conciliación, también llamado ajuste. Este tipo de cartas, la mayoría de las veces, tienen lugar entre empresas y sus clientes, o entre empresas y sus propios trabajadores. La carta de conciliación intentará estudiar las causas de los problemas. Se utiliza para corregir un error, dar respuesta a una denuncia, buscar posibles soluciones, y se intentará llegar a un acuerdo en el que ninguna de las partes resulte perjudicada.
La carta de conciliación tiene como objetivo calmar los ánimos de las posibles partes en conflicto e intentar llegar a una solución mutuamente beneficiosa. Ya sea un conflicto internacional, un conflicto entre dos empresas estatales, un conflicto entre la empresa y sus trabajadores, e incluso conflictos entre dos personas.
La mayoría de las veces, las cartas de conciliación se escriben en respuesta a cartas de queja. A continuación veremos algunos ejemplos que pueden resultar interesantes para aportar un mayor conocimiento del tema:
1 – Al redactar la carta de conciliación debemos tener en cuenta los tiempos de respuesta. No es posible intentar solucionar un problema que requiere una solución inmediata, si la acción comienza varios meses después de la reparación. En este caso, el afectado puede tomarlo como una falta de interés y una falta de voluntad para querer solucionar el problema. Por lo tanto, el tiempo de respuesta debe ser lo más breve posible.
2 – También conviene, como en casi todos los aspectos de la vida, dejar el ego a un lado y conceder a la otra parte el beneficio de la duda. No es tan importante quién tiene razón o quién está equivocado, sino el mero propósito de llegar a una situación favorable para ambas partes.
3- La conciliación requiere un trato cordial y respetuoso, con altas dosis de diplomacia, en el que evitaremos sentencias de doble sentido, reproches, intentando culpar indirectamente a la otra parte. No tiene sentido disculparse y al mismo tiempo culpar y evitar responsabilidades. Usaremos un lenguaje claro, sencillo y conciso, sin entretenernos en los detalles.
Contenido
Plantilla de carta de conciliación:
Formando SA
C / las Cortes generales número 23
28.080 de Madrid
Teléfono: 91446 28 44
Don Rodrigo Alonso Díaz
C / Federico García número 12
08010 Barcelona
En Madrid, a 15 de febrero de 2017
Estimado señor don Rodrigo Alonso Díaz:
Nos comunicaremos con usted para informarle que su paquete ha sido devuelto de inmediato, así como un reembolso del dinero cargado a través de su tarjeta de crédito. Acepte nuestras disculpas por el mal estado del contenido y, al reparar el daño, le agradeceríamos que aceptara un nuevo producto revisado, que se le entregará en su hogar sin cargo. Esperamos que este tipo de problemas no vuelvan a ocurrir en el futuro, y por eso hemos tomado nota en el departamento de almacén. Queremos volver a tenerlo entre nuestros clientes, por eso te invitamos a retomar tu confianza, y tomarte un tiempo revisando nuestro catálogo adjunto. Sepa que la tela del próximo mes tiene un 30% de descuento.
Les agradezco de antemano por su tiempo y por comprender los problemas que han ocurrido.
Atentamente:
(firma)
Fdo. Manuel García Torres
Director general
