Enumeremos los diferentes partes de una carta formal diferentemente. Cada una de estas partes se puede aplicar a cualquier tipo de carta, ya que en mayor o menor grado, cualquier tipo de comunicación necesita un orden de redacción de contenidos que facilite la lectura posterior por parte del destinatario.
Por tanto, salvo que el tipo de carta sea demasiado personal o informal, se requiere que se escriba evitando los textos espontáneos o dejando que la mente fluya sin un orden específico. Es muy recomendable, sobre todo, proponer previamente un borrador en el que capturar los datos y el orden, que luego se limpiarán.
Al determinar la estructura y el contenido de una carta formal, debemos adherirnos a algunos principios de calidad, reglas de corrección, claridad, ortografía, orden, precisión, sencillez y cortesía.
Contenido
Una carta formal debe contener los siguientes 8 partes bien diferenciado:
1 – Membrete
2 – Destinatario
3 – Fecha
4 – Encabezado
5 – Introducción
6 – Cuerpo
7 – Adiós
8 – Firme
En algunos casos, especialmente en el momento en que las cartas se escribían a mano, aparecían otras partes al final como: – Fecha posterior, – Notas, utilizado principalmente para agregar información que se había olvidado incluir en el cuerpo de la carta, y que por lo tanto, para no tener que volver a redactar el documento desde el principio, se utilizó este tipo de fórmula.
Sin embargo, si sigue los pasos establecidos como se describe anteriormente, y hace un borrador que incluye todas las ideas clave, no necesitará recurrir a una fecha posterior. En cuyo caso, debe ser siempre conciso y conciso como un telegrama, sin extenderse excesivamente en su contenido.
1 – El membrete
En el caso de cartas formales privadas, se incluye un membrete con los datos del remitente en el lado izquierdo de la carta, aunque muchas cartas comerciales o comerciales suelen incluir estos datos en el centro de la parte superior.
Como remitente, nos referimos a los datos de la persona o empresa que escribe la carta. La función del membrete es responder a la primera pregunta que siempre hace todo destinatario de una carta. ¿Quien escribe? Por tanto, el membrete del remitente debe incluir el nombre de la empresa o persona, junto con su dirección, teléfono fijo y / o móvil, fax, correo electrónico… etc.
Ejemplo:
Bodegas Marqués de Medici
Avenida de la Libertad 23, 3º
18080 Guadalajara
tel: 55 112483
Fax: 55 494948
marques@medicibodegas.info
2 – Destinatario:
Puede parecer innecesario incluir en la carta en sí los detalles de la persona a la que va dirigida, pero la experiencia nos dice, especialmente dentro del mundo empresarial, que una gran cantidad de cartas se envían a la persona equivocada o personas que no tienen suficiente competencia para hacerse cargo.
Corresponderá al propio destinatario observar si la carta le corresponde por necesidad o si por el contrario puede delegarla en otra persona o departamento de la empresa.
Muchas veces, el destinatario suele referirse a un puesto dentro de la empresa, sin nombrar en ningún momento el nombre de la persona que le corresponde, como por ejemplo: Al responsable de recursos humanos …
Al incluir la dirección del destinatario podemos hacerlo de dos formas distintas. El estilo inglés lo establece alineado a la izquierda, debajo del membrete del remitente, y el estilo francés también lo incluye debajo del remitente, pero a la derecha, marcando una mayor diferencia entre las dos partes.
Actualmente, el estilo francés se está utilizando más, por lo que recomendamos al destinatario que aparezca a la derecha.
Un ejemplo de destinatario es el siguiente:
Sr. Sr. Manuel López Marino
director de Recursos Humanos
FABRICASS SA
c / Cruz Rodríguez 23
18035 Jalisco
3 – La fecha:
En tercer lugar encontramos la fecha. Lo más común es escribirlo en el lado derecho, justo debajo del destinatario, y generalmente comienza con el nombre de la ciudad o pueblo donde está escrita la carta.
Como regla general, si el nombre de la población ya aparece en el membrete, no es necesario repetirlo en la fecha. Un ejemplo de fecha podría ser el siguiente:
Ciudad de México, 12 de febrero de 2017
4 – Título:
Como es habitual en todo tipo de correspondencia formal, es muy necesario aplicar cortesía, respeto y trato adecuado según el destinatario. En todos los casos, la oración se cerrará con dos puntos.
Recomendamos ver el siguiente enlace: Cómo iniciar una carta formal
Dentro del campo de las relaciones formales y laborales, lo más común es encabezar la carta con la palabra estimado o estimado, distinguido o distinguido, seguido de la abreviatura correspondiente. Dependiendo de la importancia del puesto, las palabras «más excelente» abreviadas como Hon. e incluso “Su Excelencia” abreviado como VE. En el caso de dirigirse a un juez, alcalde o presidente de cualquier tipo de audiencia que requiera el tratamiento de «Su Señoría», se utiliza la abreviatura VS o Usía.
Ejemplos de encabezados:
- Estimado señor.
- Querida señora.:
- Distinguido Sr.
- Excmo Sr.:
Todos los tratamientos están regulados por las distintas reglas protocolarias y fórmulas de cortesía, por lo que es recomendable cumplir estrictamente para no caer, sin darse cuenta, en la falta de respeto o el aparente desprecio hacia el destinatario.
Otros ejemplos de títulos son:
- SU MAJESTAD a reyes o monarcas
- ALTURA REAL a príncipes y niños
- El mas excelente (EXCMO.) a los presidentes de gobierno, alcaldes, embajadores, capitanes generales del ejército, rectores de universidades y miembros de las Reales Academias.
- Más ilustre (ILMO.) a directores de empresas, decanos de universidades, directores de escuelas o jefes de policía.
- PADRE SANTO dirigirse al Papa
- EMINENCIA para los cardenales
- EXCELENCIA para los obispos
Si la carta no es formal y está dirigida a una persona conocida en la que ya tenemos cierta confianza, el conocido cliché de:
Estimado amigo:
5 – Introducción:
El propósito de la presentación es crear un ambiente más agradable y predisponer al destinatario a recibir la información de forma suave en el caso de noticias negativas, o crear un vínculo más sociable en el caso de personas que se comunican por primera vez. .
Por ejemplo:
Es un placer contactarte….
No me gusta conocerlo en persona pero.
Lamento tener que enviarte malas noticias pero
Si no se requiere tacto y ya existe una cordialidad previa de cartas anteriores, se puede excluir la introducción y pasar directamente al cuerpo del mensaje.
6 – Cuerpo del mensaje:
El cuerpo del mensaje o cuerpo central intentará dar respuesta a los motivos que dieron origen a la carta. Esta parte debe incluir todos aquellos detalles e ideas que componen el tema central de la carta, ya sea una solicitud, información, agradecimiento, una invitación… etc.
Por lo general, el cuerpo es la parte más extensa de la carta y la que incluye la mayor parte de la información, por lo que siempre se considera apropiado y recomendable terminar el cuerpo con una oración que resuma el contexto general de la carta antes de pasar a la despedida. .
7 – La despedida o clausura:
También conocida como Clausura, es aquella parte de la carta en la que se emplea una mayor carga de cortesía, generalmente para expresar buenos deseos y despedirse de forma cordial y afable.
Como norma general, la despedida suele escribirse utilizando los verbos en tercera persona, y no en primera, como en el caso del cuerpo de la carta. Se utilizarán expresiones como: «Adiós» o «Saludos», evitando así el uso de «Me despido» o «Te saludo», inapropiado para la carta formal.
Se aconseja la brevedad, y al igual que el encabezado, se utilizarán diferentes fórmulas de cierre en función de la persona a quien se dirige la carta, como por ejemplo:
- Atentamente
- Saludos
- Un cordial saludo
- Los saluda calurosamente
- Se despide con cuidado
- Te saluda cordialmente
Ver el siguiente enlace sobre La despedida de la carta formal
8 – La empresa:
Dentro del ámbito comercial, es cierto que se suele utilizar una pre-firma, en la que aparece el cargo y el nombre del firmante, precedido de la abreviatura Fdo (firmado).
Por ejemplo:
(firma de garabatos)
Firmado: Manuel López Ortega
Director del colegio Santa Eulalia
Aunque en la mayoría de los casos, la firma suele aparecer después del nombre y el cargo:
Firmado: Miguel García
(Compañía)
Partes complementarias:
Existen las llamadas partes complementarias cuyo propósito es agregar un contenido final. A veces, te olvidas de mencionar algún detalle importante o datos de última hora, y no necesitas romper el orden estructural de la carta. Para hacer esto, está la posdata, o las notas finales.
El reglamento establece escribir la palabra «posdata: »O«Notas: »
Seguido de información adicional u olvidada. No se debe abusar de esta posibilidad, ni se deben incluir párrafos largos, ya que ensucian y deforman la estructura, además de ofrecer una mala imagen al lector. Es, por tanto, un espacio limitado, breve y conciso. Si la información requiere más espacio, es recomendable comenzar a escribir nuevamente.
Más información adicional en el siguiente enlace:
Características de la carta formal
La estructura y los elementos de una carta formal:
Además de cuidar las diferentes partes de la carta formal, debemos tener en cuenta, los diferentes elementos que componen cada una de las partes, y la estructura final que se debe adoptar para que la carta quede bien presentada.
En la siguiente imagen podemos ver la estructura final a la que debe asemejarse nuestra carta formal. Con los diferentes elementos colocados en su espacio y en su correspondiente orden.
El membrete en la parte superior, separado del destinatario, ya sea hacia la derecha o hacia la izquierda, para que se puedan distinguir y leer de forma clara y organizada.
La fecha debajo del destinatario.
El encabezado, a la izquierda, haciendo siempre uso de los títulos civiles y uso de las abreviaturas que correspondan para cada uno de los tratamientos. Cualquiera que sea la fórmula de cortesía que se elija, siempre irá acompañada del colon (:), nunca otros signos de puntuación, como coma o punto y coma, etc.…
El cuerpo o tema de la carta corresponde al elemento más importante y comienza en la primera línea después del encabezado o fórmula de saludo. Si la carta contiene varios temas diferentes, es recomendable presentar cada uno de ellos dentro de su propio párrafo. Su diseño generalmente se adapta a dos tipos diferentes de estilos.
- El estilo de bloque: en el que los párrafos tienden a alinearse a la izquierda manteniendo siempre una separación a doble espacio.
- El estilo alineado: en el que cada uno de los párrafos comienza con su primera línea de entrada.
La despedida debajo del cuerpo, indicando el final de la carta.
Finalmente, la firma aparece debajo de la despedida, ya sea a la derecha o en el centro. Aunque no hay un lugar recomendado y el escritor tiene absoluta libertad para firmar donde crea conveniente, estos lugares se utilizan para leer con mayor claridad, ya que suele ser la parte más ilegible de toda la carta.
