Cómo escribir un correo electrónico

El correo electrónico es un medio de comunicación totalmente integrado en nuestras vidas. Estoy seguro de que también lo usas a diario.

Sin embargo, hay muchas personas que no tienen muy claro cómo escribir un correo electrónico cuando el destinatario es alguien con cierta autoridad, o es una persona desconocida. Incluso para dirigirse a su comunidad también debe seguir una estructura.

Hoy quiero hablarte de cómo puedes escribir un correo electrónico sea quien sea el destinatario. Te voy a explicar qué estructura debe tener, y también te daré algunos consejos para que tus correos electrónicos sean diez.

Escribir bien un mail formal

El correo electrónico formal es un medio de comunicación que debes manejar perfectamente si quieres Interactuar adecuadamente con otros profesionales, empresas, clientes e incluso con su comunidad de seguidores.

No crea que solo porque está escribiendo un correo electrónico formal está siendo aburrido y tedioso. No tiene nada que ver con ello; esto es algo dictado por el protocolo empresarial.

Antes de explicarte cómo debes escribirlo, te voy a dar dos consejos que debes poner en práctica si quieres dirigirte a tus destinatarios de forma profesional.

  • Utilice una cuenta de correo electrónico adecuada: Todos tenemos una cuenta de correo electrónico que usamos para cosas sin importancia.

Cuando quieras enviar correos electrónicos relacionados con tu negocio, olvídate de cuentas como «eltiomasmolon@dominio.es» o «carlitos32184@dominio.com».

Si no tiene una cuenta de correo electrónico corporativa, cree una con su nombre. Utilice guiones o puntos para separar el nombre del apellido.

Si tu nombre ya está tomado puedes poner un número; pero tenga cuidado con esto, use números que sean fáciles de recordar para sus destinatarios.

Mira estos ejemplos: “carlos.martin@dominio.es”, “c.martin@dominio.es”, “carlos-martin@dominio.es”, “carlosmartin10@dominio.es”.

  • La fuente: Le aconsejo que utilice un tipo y tamaño de fuente profesionales. Times New Roman y Arial en tamaño 12 Son los más utilizados para enviar este tipo de comunicaciones.

Una vez que tenga lista su nueva cuenta de correo electrónico y haya definido el estilo y tamaño de la fuente que va a utilizar, es hora de empezar a escribir tu correo electrónico.

Escribe un correo electrónico perfecto en 6 pasos:

Un correo electrónico formal está estructurado como una carta formal, con la diferencia de que aquí estamos escribiendo con nuestro teclado.

Este documento debe ser breve y muy conciso, así como claro para el destinatario.

Veamos cómo debe estructurarse:

El saludo:

Comience su correo electrónico saludando a su destinatario. En el caso de ser una persona conocida, puede utilizar un saludo más cercano, como «Buenos días, Carlos», por ejemplo.

Pero si vas a enviar tu correo electrónico a una persona que no conoces, nunca comiences con ese saludo cercano.

En ese caso, debe comenzar con un saludo del tipo «Muy señor», «Estimado Sr. López», «Estimado director de operaciones», etc. También hay un saludo formal que se usa en muchas ocasiones pero no me convence.

Es el saludo «A quien corresponda»; Se utiliza cuando no conoce el nombre del destinatario. Usarlo tiene su lógica, porque si ni siquiera sabes si es hombre o mujer.

Aún así, no me gusta demasiado; en esas ocasiones utilizo este saludo «Muy señores. Mío». Poniéndolo en plural ya incluyes los dos géneros.

Por supuesto, olvídate del «hey», «qué pasa», «hey» … eso es muy grosero.

El comienzo del correo electrónico:

Si la persona a la que le estás enviando el email ya te conoce, es bueno que rompas el hielo con una pregunta interesándote por ella. Algo como «¿Cómo va todo?», «¿Cómo está?» …

Comprobando el correo electrónico
Si su destinatario es un extraño y aún no se conocen, deben presentarse. Haga una breve presentación en no más de dos líneas para que esa persona lo localice. Mira este ejemplo:

«¿Cómo te va? Soy Perico Pérez, de la empresa HHH, y asistí a su conferencia el 14 de marzo en San Petersburgo»

“Mi nombre es Ana, soy astronauta y me gusta mucho el trabajo que haces. Te he seguido durante mucho tiempo, estudié tu curso “SSS” y ahora que estoy iniciando mi proyecto, me gustaría conocerte ”(este ejemplo puede estar más cerca de tu día a día).

Puede darse el caso de que tú y tu destinatario ya se conozcan, pero no hay ningún tipo de relación, y tampoco tiene que haberla. Imagina que tienes que enviarle algo que te está esperando. Puede iniciar su correo electrónico así:

“Luego de nuestra conversación telefónica el pasado día 2, y como habíamos acordado, adjunto a este correo les envío la documentación requerida”.

El contenido del correo electrónico:

Aquí tienes que ser muy breve y contarle a tu destinatario en no más de 5 líneas todo lo que quieres transmitir. Mi consejo es que no hagas un párrafo largo; es mucho mejor que lo dividas en dos, porque así es mucho más visual y se lee más rápido.

No incluya información innecesaria. Vaya directo al grano y no ponga florituras. Piensa que ahora todos estamos saturados de correos electrónicos e información, y escaneamos la información, no la leemos.

La despedida:

Como el comienzo, la despedida también tiene que ser formal. Te aconsejo que uses dos, dependiendo de lo que hayas contado durante el contenido.

Si necesitas que tu destinatario te dé una respuesta, puedes despedirte de esta forma: «Esperando su respuesta, recibe un cordial saludo».

Y si no tiene que responder nada, puede descartar su correo electrónico como «Ningún otro en particular recibirá un saludo».

Si no desea tanta formalidad, puede despedirse de su correo electrónico con «Atentamente», «Saludos cordiales» o «Saludos».

Tu firma:

Esta es otra parte de tus correos electrónicos que debes cuidar con todos los detalles. La firma da un plus de formalidad, además de confianza, a sus destinatarios.

Tenga cuidado con la información que comparte, he visto firmas que parecían otro correo electrónico nuevo. No es necesario que pongas todo lo que se te ocurra.

Lo ideal es que tu firma contenga esta información: tu nombre completo, el cargo que ocupas en tu empresa (si es el caso), el nombre de tu empresa, tu correo electrónico, tu número de teléfono y tu nombre de usuario de Skype y / o Hangouts.

El asunto de su correo electrónico:

El asunto de su correo electrónico es lo más importante de todo, especialmente cuando va a enviar un correo electrónico a personas ocupadas que no lo conocen. También debe prestar especial atención a esta parte de su correo electrónico cuando envíe el correo electrónico a su comunidad de suscriptores.

Esta parte de tu correo electrónico tiene que resumir todo lo que le vas a comentar a tu destinatario en una sola frase. Es como elegir un título para todo el contenido.

Te doy algunos ejemplos que pueden ayudarte: «Reunión el próximo día 26», «Llamada por Skype el miércoles 5».

Un consejo, si eres honesto y muestras sinceridad y cercanía, es muy probable que tu destinatario abra el correo electrónico y te responda. Pero, eso sí, huye de frases comerciales y obsoletas como «Pregunta rápida», «Correo sobre un tema importante». Por lo tanto, nunca abrirá su correo electrónico.

Consejos para que tus correos electrónicos sean impecables

Lo primero que debes valorar es el tono en el que te vas a dirigir a tu destinatario. Si está enviando un boletín de noticias, debe usar el mismo tono que usa en su blog o sitio web.

Si usa la copia conversacional en su sitio web, debe mantener ese tono en los correos electrónicos que envía a sus suscriptores. Y no es por eso que perderá la formalidad de un correo electrónico.

También es importante que valore a quién se va a dirigir. Si desea conocer a alguien en su industria con alta autoridad y una edad mayor que la suya, probablemente quiera usar «usted».

Pero, sin embargo, los invito a observar cómo esta persona se expresa en su RRSS para tratar de entender cómo le gusta que le llamen.

Aquí hay algunos consejos que le ayudarán a escribir sus correos electrónicos:

  • Utilice un lenguaje formal y sencillo. La formalidad no está reñida con la sencillez. Olvídate de buscar palabras grandilocuentes que a nadie le gustan.
  • No escriba párrafos largos. Si tienes que compartir mucha información, hazlo en pequeños párrafos de no más de 3 líneas cada uno.
  • Aprenda a sintetizar información. Si desea que su destinatario lea su correo electrónico, ayúdelo con oraciones concisas, cortas y cargadas de información. Hay que escribir de forma muy directa sin perder la elegancia.
  • No utilice negrita, subrayado ni adornos en el texto. Solo puede hacer esto si el contenido es extenso y lo requiere.
  • Por favor, cero errores ortográficos. Y revisa tu texto tantas veces como sea necesario. Te aconsejo que lo leas en voz alta, verás como siempre cambias algo para mejorar la calidad del contenido.

¿Cómo envías tus correos electrónicos? ¿Tienes una estructura diferente? ¡Dinos!

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