Un tipo de carta muy particular es la carta responsiva. Las cartas han sido durante tiempos ancestrales, no solo una redacción entre dos personas. La función en mantener comunicados un emisor y un receptor ha trascendido. En función del contenido, se podrá emitir el carácter y sentido de este medio de información, con reglas para su redacción.
Actualmente, existen muchas tareas y ocasiones en las cuales se necesita dejar constancia que no se cumplen ciertas responsabilidades. Al redactar una carta de este tipo estamos facultando parte o toda la responsabilidad a otras personas. En este caso la responsabilidad puede ser laboral, personal, sobre algún bien, entre otros.
En este caso hablamos de un documento muy útil pues permite que nuestra representación no se vea afectada si hay inconvenientes. Si no entiendes mucho acerca de este tema, no debes preocuparte. El sentido de este contenido, en cartapoder.mx vamos a aclararte los aspectos necesarios sobre este documento en caso de que la necesites.
Contenido
¿Qué es la Carta responsiva?
La carta responsiva es un documento acreditador donde el emisor expresa la intención de delegar responsabilidades. Las mismas pueden hacerse en parte o en su totalidad. Estas responsabilidades tomaran parte de otras personas allegadas o cercanas evitando problemas e inconvenientes. No confundir con una carta para otorgar poder.
Este es un tipo de documento que asegura la transmisión de responsabilidades de una persona a otra. A través de un lenguaje respetuoso y redacción formal, su aceptación conlleva el traspaso de consecuencias sobre algo realizado.
La acción de responsabilidad recae sobre terceros. Una vez que cumple su función, no debe ser desechada. Al contrario, esta ha de ser guardada con el fin de evitar problemas futuros.
Carta Responsiva ¿qué tipos encontramos?
Este tipo de documentos, dentro de un uso cotidiano no es muy común. Sin embargo, los tipos de redacciones de estas cartas es mayor del que se cree. La carta responsiva tiene una serie de tipología, para diferentes situaciones. Detallaremos a partir de aquí los grandes prototipos de estas misivas.
Carta responsiva para manejo (licencia)
En algunos países es necesario concederles un permiso a los menores de edad para acceder a una licencia. En este caso, los padres o representantes legales deben, como requisito, emitir una redacción responsiva. A través de esta, se autoriza al menor a hacer el trámite.
Asimismo, se comprometen ante la autoridad competente a acompañar al menor mientras maneja el vehículo. Si existiese un evento o infortunio, el representante sería responsable por daños o percances que se puedan presentar.
De tipo vehicular
Este es uno de los tipos que permite circular un vehículo, cuya propiedad no es del conductor. Una persona deja encargado a un tercero sobre el cuidado o conducción de un vehículo. Si existiese algún inconveniente, el propietario delega la responsabilidad sobre este tercero. Con la redacción responsiva, la persona que recibe el vehículo da fe de que no va a darle un mal uso.
Un tipo de esta carta son las compraventas de vehículos. En este caso, se da detalles del estado de entrega de coche. El emisor (vendedor) deja de ser responsable del cualquier daño que pueda causar el receptor (comprador). Esto ocurre a partir de la fecha de registro de la compraventa.
Otro tipo es la carta para un alquiler vehicular. Se dan detalles de la entrega del vehículo al tercero, y el estado. El mismo debe devolverlo de forma óptima al arrendatario. Cualquier percance o daño del coche, corre por cuenta del arrendador. También entran bajo esta modalidad los documentos de préstamos de taxis. Una aplicación son los arrendamientos bajo la plataforma Uber.
Laboral
El primer modelo de carta responsiva laboral es cuando se tiene un nuevo puesto de trabajo. A través de este documento emite la entrega de diversos equipos o materiales. Pueden ser uniformes, acceso a ordenadores, maquinaria especializada, entre otros. Es lo que se denomina una responsiva laboral de equipo.
Los implementos de protección personal también entran dentro de este tipo de redacciones. Esta destaca todo lo entregado haciendo énfasis en su uso correcto.
Cuando existen visitas planificadas a instalaciones de trabajo por parte de personas ajenas. Puede que estas personas requieran entrar equipos sensibles o utilizar algunos propios de la empresa. En el último caso, se requiere dejar constancia de la entrega y que su devolución debe ocurrir en perfecto estado.
Por último, se puede dar que una persona entra en una empresa. A través de una redacción de este tipo, un trabajador con antigüedad asume a un tercero. Esto puede darse en pasantías laborales de aprendices o personas a punto de obtener una titulación.
Carta para menor de edad
En el caso de los menores de edad es un documento emitido por el responsable de un menor de edad. Pueden ser los padres, un tutor o la persona que tenga la patria potestad del menor. En este caso autoriza a hacer actividades y se responsabiliza por la seguridad. Esta responsabilidad está prevista siempre y cuando las actividades del menor se hagan con seguridad.
Los ejemplos más comunes:
- Se usa en los colegios, en forma de permiso. Aquí, se autoriza la salida de los hijos durante el fin de semana o a actividades de campo. Las actividades deben ser explicadas de forma clara a los representantes.
- También sirve para autorizar a realizar actividades que no se realicen comúnmente a menores de edad.
- Pueden servir para autorizar el viaje al menor con otra persona diferente de su representante legal.
- Por último, puede ser para autorizar a un menor a trabajar antes de que cumpla mayoría de edad. Muchos países prohíben que este segmento social trabaje. Sin embargo, las materias legales pueden autorizarlos siempre que cuenten con el aval de sus representantes legales.
Para ello debe contar con la firma de los padres o representantes. En este caso, la responsabilidad sobre el representado recae sobre algún supervisor. Otro ejemplo para autorización de menores es a acceder a cursos o capacitaciones académicas o deportivas. Este tipo de autorizaciones tienen la particularidad de ser revocada en cualquier momento.
¿Qué precisa este tipo de cartas? Es muy importante dar un detalle de los datos del menor involucrado. Las actividades en las cuales va a participar es fundamental establecerlas. Por último los detalles del responsable y sus datos de contacto. Si se debe acompañar con copias de documentos, debe quedar expresado. Uno de los más importantes es el acta de nacimiento del menor.
Deportiva
En algunos casos, para los deportistas de alto rendimiento, se requiere expresar por escrito su condición de salud. Las organizaciones deportivas y comités precisan de estas cartas para evitar inconvenientes.
Estas cartas pueden venir acompañadas de exámenes médicos que certifiquen esta condición. Con esta declaración escrita, la organización de eventos deportivos se libera de cualquier responsabilidad con la salud de los deportistas.
Bancaria
Es una de las cartas más comunes de la vida diaria. Puede darse en caso del cliente decir algo al banco o del banco con respecto a sus clientes. En este caso, cualquiera de las dos partes ha cometido alguna falla o incumplimiento.
Un ejemplo de este tipo de redacción que delega responsabilidades se presenta cuando se ha hecho un debito no previsto. En este caso se responsabiliza al banco para reestablecer el importe que no se reconoce. Otro ejemplo, cuando existe incumplimiento de pagos de algún préstamo por parte del cliente. El banco exige que sea restaurado el capital prestado o se pueden ocasionar problemas legales.
Otros usos
En este apartado, vamos a darte un resumen de otros tipos de redacciones con acción responsiva.
- Un ejemplo de esta carta lo representa la entrega de mercancía. Esto puede representar un requisito de alguna empresa de encomiendas. Cuando se firma, la persona que entrega da parte que la mercancía o encomienda fue debidamente entregada. El destinatario acepta que ha recibido la encomienda. Cualquier daño o inconformidad a partir de ese momento, corre por parte del destinatario.
- Otro ejemplo lo representa un inventario que pueda realizarse sobre bienes muebles.
- Una carta muy común para estos casos lo representa la responsabilidad de contratistas. Al realizar una obra determinada, se establecen condiciones iniciales. Cualquier violación o daño a estructuras o bienes fuera de la obra, van por cuenta de la contratista.
- La responsabilidad médica ante cualquier evento de esta naturaleza, también es un ejemplo de carta responsiva.
- Otros tipos de responsabilidades pueden surgir a nivel judicial. En este caso, estas comunicaciones son usadas para obligar a las personas a asumir responsabilidades. Los hechos que han cometido estas personas han afectado a la sociedad civil. Ejemplo de esto pueden ser cuando se realiza la construcción de una edificación o un espacio urbano. También cuando se organizan actividades o eventos que perjudican la paz de las comunidades.
Estructura recomendada
La redacción de este tipo de documentos en función de sus partes, no difiere mucho de otro tipo de cartas. Vamos a repasar un poco las principales partes para estructurar un documento de delegación de responsabilidad.
Recomendaciones antes de redactar
Siempre es bueno realizar un borrador de lo que se quiere expresar. Asimismo, se debe establecer una exposición de motivos que llevó a la redacción de la misiva. Es un concepto que requiere contextualizar, recopilar información e ir redactando.
Es necesario saber a quién y de qué va a ser uno de los integrantes de la carta responsable. Todas las ideas deben quedar bien claras en el cuerpo de la carta. Por lo general enfocar siempre el cuerpo a un texto o párrafo introductorio, uno de desarrollo y otro de cierre.
El borrador de la carta permite que se expresen y anoten las ideas que puedan surgir. Al momento de pasar en limpio, se realiza la cura de los textos donde se amplían o descartan ideas poco relevantes. Es imperioso que no sobre nada dentro del fundamento de la carta.
Encabezado
La primera parte del encabezado la integra el lugar y la fecha de redacción. Luego, con alineación izquierda se debe especificar a quién va dirigida. Dentro de los formatos de esta parte de la estructura se encuentran:
- Se debe escribir el nombre y apellido de la persona a quien se dirige la comunicación.
- Con respecto a las empresas, esta parte de la carta puede estar representando por el membrete.
Si no se conoce el nombre, se puede simplemente colocar “a quien corresponda”. Este formato es muy similar a una redacción con exposición de motivos o estructura de carta formal. Por último, debe escribirse el tipo de redacción que se emitirá, con un breve resumen. Por ejemplo “carta autorización de viaje”; o “carta compraventa de vehículo”.
Cuerpo de la carta
En este caso se explica de forma concreta los motivos que llevan a cabo su extensión. En este caso se recomienda que pueda ser redactada lo más resumido posible, de la mejor manera. No debe tener términos complejos o que no se entiendan. Esto hace que la carta se vuelva compleja para leer.
No debe omitirse información que pueda ser fundamental. La cantidad de párrafos que puede contener no se precisa, pero todo debe quedar plasmado. Quien redacta declara las razones de responsabilidades y quién debe responsabilizarse.
Cierre o final
En esta parte, es necesario ir cerrando los asuntos del cuerpo a modo de conclusión. Luego, se debe hacer una despedida o cierre de forma cordial. Se pueden agregar términos como “sin más que agregar, se despide, atentamente”. También puede ser la palabra “atentamente”.
Seguidamente se coloca el o los nombres de las personas involucradas en la carta. La firma que se estampa en ellas debe ser manual. Con ello se garantiza que no existe una usurpación de la identidad de los integrantes. Recordar que este es un documento legal.
Para complementar la información al final de las firmas, colóquese datos como:
- Documento de identidad.
- Direcciones respectivas.
- Dirección de correo electrónico.
- Números telefónicos.
- Puede complementarse con una huella digital de cada integrante.
Formato de una carta responsiva
En este apartado vamos a exponer los diversos aspectos del formato de carta responsiva. No se limita solo a la redacción. También los aspectos físicos son importantes para una correcta presentación. Un buen formato del documento le imprime a su esencia, un carácter de credibilidad.
Formato digital
Generalmente, la redacción de estos documentos se puede llevar a cabo en suites de ofimática. La más conocida es Microsoft Word, pero también existen otros procesadores de texto para este fin. Al momento de guardar el documento se puede hacer en formato .DOCX o como carta responsiva en PDF. Los documentos PDF son portables, brindan una mayor seguridad y son más livianos.
Alineación del texto
Normalmente, el formato por defecto de los editores de texto coloca la alineación a la izquierda de la hoja. No se puede realizar estos textos alineando a la izquierda, derecha o centro. Todos los párrafos presentados deben estar justificados, para que sean alineados tanto a la izquierda como derecha.
Este factor le da una formalidad y apariencia elegante al texto. Asimismo, les permite a las personas una mejor lectura. Esta uniformidad evita los huecos en uno de los márgenes del texto denominados ríos.
¿Y en que partes usaría esta parte del formato? Como recomendación, la alineación derecha para la fecha. Alineación izquierda para el encabezado. Luego, el cuerpo del texto debe ser totalmente en alineación justificada. Esto evitará la fatiga visual. Por último, la firma y otros datos pueden ser en alineación centrada.
Papel a usar
Es un aspecto importante, aunque no lo parezca. La pulpa de papel es excelente para ser inyectada por tintas de impresoras. Los tipos más comunes de papel son de factor 16 – 20 lb bond.
Hay que estar seguro que el papel no sea delgado o frágil para que no presente problemas en su manipulación. También influye en la fijación de la tinta, ya que un papel delgado puede ser traspasado su filamento. Con ello, la tinta se podría correr, manchando la hoja y distorsionando el mensaje.
Tipografía
El formato de letra y el espaciado también son puntos importantes a tener en cuenta al momento de redactar. Recuerda que este tipo de misivas debe ser lo más formal posible. Los tipos de letra para estos documentos pueden ser “times new roman” o “arial”. Los tamaños estarían entre 12 y 14 puntos.
Evitar en todo momento tipos de letras con muchos adornos. Los adornos y formas complejas van a arruinar el formalismo que requiere. La letra debe ser lo más entendible y cómoda para el lector.
Tamaño de hoja
Generalmente, los tamaños de hojas también deben ser tomados en cuenta para redactar. Los formatos de tamaño vienen definidos por la normativa internacional DIN. El tamaño más usado mundialmente es el formato A4. No obstante, hay un tamaño definido para este tipo de documentos, conocido como “carta”. El espacio considerado es suficiente para expresar todo lo que requiere.
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